Automatizace zpracování dat a dokumentů
Ve většině firem někdo každý měsíc přepisuje stejná data z PDF, e-mailů a Excelu do informačního systému. Je to pomalé, drahé a náchylné k chybám. Tuhle práci dnes zvládne strojové zpracování s pomocí AI – napojené přímo na váš systém a s kontrolou člověka tam, kde na výsledku záleží.
Kde to bolí
Ruční práce, kterou už nikdo dělat nemusí
Nejdražší práce ve firmě není ta složitá. Je to ta, kterou někdo dělá pořád dokola – a nikdo si už nevšimne, kolik stojí.
Ceníky dodavatelů
Třicet dodavatelů, třicet různých formátů PDF a Excelu – a každý měsíc znovu. Převedu je do jednotné podoby a nahraji přímo do vašeho systému, včetně přehledu, co se od minula změnilo.
Příchozí poptávky
Poptávka přijde e-mailem, v příloze výkres nebo tabulka a někdo z toho ručně opisuje zadání. Udělám z ní strukturovanou poptávku, která rovnou dorazí do konfigurátoru nebo CRM.
Faktury a dodací listy
Přijaté doklady načtené, zkontrolované proti objednávce a připravené ke schválení. Bez přepisování čísel a bez překlepů v částkách.
Reklamace a servisní e-maily
Příchozí e-mail se sám zařadí, dostane prioritu a shrnutí a přiřadí se ke správné zakázce i technikovi.
Produktový katalog
Popisy produktů, překlady do jazykových mutací, kategorizace a párování duplicit mezi feedy různých dodavatelů. Tisíce položek za dny, ne za měsíce.
Data ve vašem vlastním systému
Otázka místo objednávky reportu: „Kolik jsme loni prodali do Rakouska a s jakou marží?“ Odpověď přímo z vaší databáze, ne z tabulky, kterou už tři roky nikdo neaktualizoval.
Zkušenost
Tohle nedělám poprvé
V roce 2013 jsem jako zadání dostal PDF o rozsahu 180 stran – tabulky, fotky, nekonzistentní formátování. Získal jsem z něj 2 000 produktů a postavil nad nimi e-shop. Tehdy to znamenalo týdny práce a parsery psané na míru jedinému dokumentu.
Dnes totéž zvládnu za několik dní – i u podkladů, které tehdy zpracovat nešly: skenů, fotografií dokumentů nebo e-mailů psaných lidmi.
Jedno se ale nezměnilo: těžká část nikdy nebyla ve čtení dokumentu. Je v tom, aby výsledek správně zapadl do systému, který ve firmě už běží – často staršího, propojeného s účetnictvím a s vlastní logikou, kterou zná pět lidí. Firemní systémy vyvíjím 25 let. Proto u mě automatizace nekončí exportem do Excelu.
Postup
Jak spolupráce probíhá
1. Audit příležitostí – 2 až 3 dny
Projdeme spolu procesy, vyčíslíme, kolik vás ruční práce dnes skutečně stojí, a vyberu tři oblasti s nejrychlejší návratností. Dostanete písemný výstup s odhadem nákladů a úspor. K ničemu dalšímu vás nezavazuje.
2. Pilot na vašich datech – 2 až 3 týdny
Před nasazením řešení otestuji na vzorku vašich skutečných dokumentů a změřím přesnost. Uvidíte konkrétní číslo, ne slib. Pokud se automatizace nevyplatí, řeknu vám to v této fázi – je to levnější pro obě strany.
3. Nasazení a integrace
Řešení napojím na systém, který už používáte – přes API, databázi nebo import. Žádná další aplikace, do které se musí někdo přihlašovat. Sporné případy jdou ke schválení člověku.
4. Provoz a dohled
Sleduji chybovost, logy i náklady a řešení průběžně ladím. Když dodavatel změní formát nebo přibude nový typ dokumentu, upravím to.
Bezpečnost
Kam jdou vaše data
Tohle bývá první otázka – a je správná.
Zpracování v EU. Používám poskytovatele se smluvně garantovaným zpracováním dat v Evropské unii. U citlivých dat nasadím model přímo na váš server, takže data firmu vůbec neopustí.
Smlouva o zpracování osobních údajů (GDPR) je součástí každé zakázky.
Vaše data se nepoužívají k trénování modelů. Je to smluvně ošetřené.
Co má finanční nebo právní dopad, schvaluje člověk. Systém připraví podklad, rozhoduje váš zaměstnanec.
Chybovost měřím a pravidelně reportuji. Dostáváte čísla, ne ujištění.
Ceny
Kolik to stojí
Cenu auditu odečítám od ceny navazující zakázky.
Ceny jsou uvedeny bez DPH 21 %. Náklady na výpočetní kapacitu (AI modely, servery) přeúčtovávám v nákladové ceně bez přirážky – při běžném provozu jde o stovky až nižší tisíce korun měsíčně.
FAQ
Časté otázky
Co když systém udělá chybu?
Občas udělá. Proto u každého nasazení nejdřív měřím přesnost na vašich datech a sporné případy posílám ke schválení člověku. Cílem není nulová chybovost – té nedosahuje ani ruční přepisování. Cílem je nižší chybovost než dnes, doložená čísly, za zlomek času.
Musíme kvůli tomu měnit náš systém?
Ne. Řešení napojím na to, co máte, i když je vašemu systému patnáct let. Integraci s existujícími firemními systémy se věnuji celou kariéru.
Jak rychle poznáme, jestli to funguje?
Audit trvá 2–3 dny, pilot na vašich skutečných datech další 2–3 týdny. Do měsíce od prvního jednání máte v ruce naměřená čísla.
Kolik stojí provoz?
Při typickém objemu několika tisíc dokumentů měsíčně jde o stovky až nižší tisíce korun. Náklady přeúčtovávám v nákladové ceně, bez přirážky.
Vyplatí se to i u malých objemů?
Často ne – a řeknu vám to už při auditu, ne až po nasazení. Při objemu pod zhruba 200 dokumentů měsíčně se investice obvykle nevrátí v rozumném čase. Výjimkou je situace, kdy ruční zpracování vede k drahým chybám nebo brzdí obchod.
Pracujete i mimo Prahu?
Ano, vzdáleně pro klienty z celé EU. Audit ale nejraději dělám osobně u vás – vždycky se při něm najdou dvě věci navíc, o kterých v e-mailu nikdo nenapsal.
Služby
Další služby
Převzetí PHP projektu
Odešel programátor nebo agentura? Převezmu aplikaci v Nette, Symfony i starém PHP, stabilizuji ji a dál ji rozvíjím. Jak převzetí probíhá
Audit PHP aplikace
Kód, bezpečnost, výkon, databáze a cesta na PHP 8.4/8.5. Písemná zpráva s prioritami a odhadem pracnosti. Co audit obsahuje
Vývoj aplikace na míru
B2B systémy, administrace, rezervace, fakturace a konfigurátory v Nette, Symfony a Reactu, napojené na vaše systémy. Jak vývoj na míru probíhá
Zjistíme, kolik vás ruční práce stojí
Napište mi, co se u vás dnes nejčastěji přepisuje ručně. Odpovím do jednoho pracovního dne a rovnou vám řeknu, jestli má smysl to řešit.